Il y a un problème dans la plupart des PME que personne ne voit vraiment, parce qu'il est partout.
Les documents.
Le contrat signé par le client. Où est-il ? Dans les emails de la commerciale, dans un dossier partagé mal nommé, ou imprimé dans un classeur physique ?
La dernière version de la proposition envoyée au client X. Est-ce "Proposition_ClientX_finale.docx" ou "Proposition_ClientX_finale_v2.docx" ou "Proposition_ClientX_BONNE_VERSION.docx" ?
La pièce manquante pour finaliser un dossier. Qui l'a demandée ? À qui ? Quand doit-elle arriver ?
Ce chaos documentaire est invisible parce qu'on y est habitué. Mais il coûte des heures chaque semaine en recherche, en vérification, en ressaisie.
Le problème de localisation. Les documents sont dans des endroits différents selon qui les a créés ou reçus. Email d'un collaborateur, Drive d'un autre, serveur local d'un troisième. Retrouver le bon document au bon moment prend du temps.
Le problème de versioning. Plusieurs versions du même document coexistent. Personne ne sait laquelle est la bonne. On travaille parfois sur une ancienne version sans le savoir.
Le problème de collecte. Obtenir des pièces de la part de clients ou de collaborateurs demande des relances manuelles. La pièce manquante retarde tout le reste.
Le problème de classement. Les documents arrivent et personne n'a le temps de les classer correctement. Ils s'accumulent dans "À classer" jusqu'à ce que quelqu'un passe 2 heures à tout trier.
La centralisation automatique. Quand un document est créé ou reçu, il va automatiquement au bon endroit selon des règles définies. Un contrat signé va dans le dossier du client concerné. Une facture reçue va dans la comptabilité. Une candidature va dans le dossier recrutement. Plus de classement manuel.
Les demandes de pièces. Quand un dossier client est ouvert, une liste de pièces à fournir est générée automatiquement. Les relances partent automatiquement si la pièce n'est pas reçue dans le délai prévu. Vous êtes alerté si un dossier reste incomplet au-delà d'un certain délai.
Les notifications de document. Quand un document important est ajouté, modifié ou expire, les bonnes personnes sont automatiquement notifiées. Plus de "j'étais pas au courant que le contrat avait été modifié".
L'archivage automatique. Les documents anciens ou inactifs sont archivés automatiquement après une période définie. Votre espace de travail reste propre sans que personne n'ait à s'en occuper.
Avant d'automatiser quoi que ce soit, il faut définir la structure.
Une structure documentaire simple pour une PME tient en 4 niveaux.
Niveau 1, Par type : Clients · Fournisseurs · RH · Administratif · Finance
Niveau 2, Par entité : nom du client, du fournisseur, du collaborateur
Niveau 3, Par catégorie : Contrats · Devis · Factures · Correspondances · Documents techniques
Niveau 4, Par date ou version : AAAA-MM si nécessaire
Cette structure s'applique à votre Drive ou à votre outil de gestion. Elle permet à n'importe qui dans l'équipe de trouver n'importe quel document en moins de 30 secondes, même s'il ne l'a pas créé lui-même.
Une fois le système en place, la gestion documentaire disparaît du quotidien.
Les documents vont au bon endroit sans que personne n'y pense. Les pièces manquantes sont réclamées automatiquement. Les personnes concernées sont notifiées sans réunion supplémentaire. L'espace de travail reste propre.
Ce qui prend aujourd'hui 2 à 3 heures par semaine dans une PME de 10 personnes peut descendre à quelques minutes de supervision.
Ce temps récupéré, c'est autant de temps disponible pour ce qui crée vraiment de la valeur.
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