Recopier une commande reçue par mail. Relancer un devis. Ressaisir les coordonnées d'un client d'un logiciel à l'autre. Préparer une facture à partir d'un bon d'intervention.
Prise une par une, chacune de ces tâches dure quelques minutes. Personne ne s'en plaint vraiment. Elles font partie du quotidien.
Le problème, c'est qu'on ne les voit jamais additionnées. Et encore moins converties en euros. Tant que le temps perdu reste une impression (« on passe trop de temps sur l'administratif »), il est impossible de décider s'il vaut la peine d'agir, et combien il est raisonnable d'investir pour le récupérer.
Cet article donne une méthode simple pour mettre un chiffre sur ce temps. Elle tient en trois étapes et se fait avec un tableur, ou même une feuille de papier.
Premier réflexe quand on veut chiffrer une heure de travail : diviser le salaire par le nombre d'heures. C'est une erreur qui sous-estime nettement le coût réel.
Ce que coûte une heure de travail à l'entreprise, ce n'est pas le salaire brut. C'est le coût employeur : le salaire brut, plus les cotisations patronales. Ce montant figure sur chaque bulletin de paie, en bas, sur la ligne « Total versé par l'employeur ». Selon le niveau de salaire, il représente en général entre 1,3 et 1,45 fois le brut. Le ratio est plus bas près du SMIC, où les allègements de cotisations sont les plus forts.
À ce coût employeur s'ajoutent les frais liés au poste : ordinateur, licences logicielles, téléphone, part des locaux. On peut les ignorer pour un premier calcul, mais ils existent.
Enfin, il faut diviser par les heures réellement travaillées, pas par 35 heures multipliées par 52 semaines. Pour un temps plein, la durée légale annuelle est de 1 607 heures. C'est le chiffre à retenir : il tient déjà compte des congés payés et des jours fériés.
Prenons un exemple au général : un salarié administratif payé 2 800 euros brut par mois. Le coefficient de 1,4 utilisé ci-dessous est une hypothèse. Pour votre propre calcul, prenez le montant exact sur le bulletin.
| Élément | Calcul | Montant |
|---|---|---|
| Salaire brut annuel | 2 800 € × 12 | 33 600 € |
| Coût employeur annuel | 33 600 € × 1,4 (hypothèse) | 47 040 € |
| Frais liés au poste | Matériel, logiciels, locaux (estimation) | 3 000 € |
| Coût total annuel | 50 040 € | |
| Heures travaillées par an | Durée légale d'un temps plein | 1 607 h |
| Coût horaire réel | 50 040 € ÷ 1 607 h | environ 31 € |
Le salaire brut divisé par 35 heures et 52 semaines aurait donné environ 18,50 euros de l'heure. Le coût réel est près de 70 % plus élevé. Tous les calculs qui suivent dépendent de ce chiffre : mieux vaut le poser correctement.
Si plusieurs personnes aux salaires différents font les mêmes tâches, faites le calcul pour chacune ou prenez une moyenne. L'objectif est un ordre de grandeur juste, pas une précision au centime.
Deuxième étape : lister les tâches répétitives et estimer le temps qu'elles prennent. Le plus fiable est de demander à chaque personne de noter, pendant une semaine, les tâches qu'elle refait sans cesse et leur durée approximative. Les estimations faites de mémoire sont presque toujours en dessous de la réalité.
Pour chaque tâche, relevez trois choses : la durée d'une occurrence, la fréquence, et le temps total sur un mois (en comptant 20 jours travaillés).
Voici un relevé type pour une PME de services de 8 personnes. Les chiffres sont des exemples, à remplacer par les vôtres.
| Tâche | Durée unitaire | Fréquence | Temps par mois |
|---|---|---|---|
| Saisir les commandes reçues par mail | 5 min | 10 par jour | 16h40 |
| Recopier les informations client d'un outil à l'autre | 20 min | chaque jour | 6h40 |
| Préparer les factures à partir des bons d'intervention | 15 min | 40 par mois | 10h |
| Relancer les devis sans réponse | 10 min | 30 par mois | 5h |
| Assembler le reporting mensuel | 3h | 1 par mois | 3h |
| Total | 41h20 |
Plus de 41 heures par mois. Une semaine de travail complète, chaque mois, passée à déplacer des informations d'un endroit à un autre.
Si vous voulez une méthode plus complète pour repérer ces tâches dans toute l'entreprise, notre article pour auditer ses process en 2 heures propose un cadre pas à pas.
Il reste à multiplier. Comptez 11 mois d'activité par an pour tenir compte des congés.
| Élément | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Temps par mois | Relevé de l'étape 2 | 41h20 |
| Temps par an | 41,3 h × 11 mois | environ 455 h |
| Coût horaire réel | Calcul de l'étape 1 | 31 € |
| Coût annuel des tâches manuelles | 455 h × 31 € | environ 14 100 € |
455 heures, c'est plus d'un quart d'un temps plein (1 607 heures). Autrement dit, près d'une journée et demie par semaine d'un salarié à temps plein, consacrée uniquement à de la ressaisie et à des relances.
C'est souvent à ce moment du calcul que les dirigeants marquent une pause. Non pas parce que le chiffre est spectaculaire, mais parce qu'il était invisible.
Le coût horaire ne mesure que le temps passé. Les tâches manuelles coûtent aussi d'autres choses, plus difficiles à chiffrer mais bien réelles.
| Coût caché | Ce qui se passe concrètement |
|---|---|
| Les erreurs | Une quantité mal recopiée, une facture à refaire, un avoir à émettre, un client agacé |
| Les délais | Un devis relancé trop tard, alors que le client a déjà signé ailleurs |
| Les interruptions | Chaque petite tâche coupe un travail de fond, et il faut ensuite s'y remettre |
| La dépendance à une personne | Quand la personne qui « sait faire » est en congé, la tâche attend |
| La lassitude | Les tâches répétitives usent, surtout chez les profils qualifiés recrutés pour autre chose |
Ne les ajoutez pas au calcul si vous n'arrivez pas à les estimer honnêtement. Gardez-les simplement en tête : le chiffre obtenu à l'étape 3 est un plancher, pas un plafond.
Pour le temps du dirigeant, le coût horaire n'est pas le bon indicateur. Une heure de dirigeant passée à saisir des factures, c'est surtout une heure qui ne va pas à la relation client, à la prospection ou aux décisions.
La question à se poser n'est donc pas « combien me coûte cette heure ? », mais « qu'est-ce que je ferais de cette heure si je l'avais ? ». Si la réponse est « appeler deux prospects de plus par semaine », la valeur de cette heure dépasse largement n'importe quel taux horaire.
Le coût annuel obtenu sert d'abord à une chose : fixer un budget raisonnable pour résoudre le problème.
Attention cependant à ne pas compter l'intégralité de ce montant comme un gain possible. Une automatisation récupère rarement 100 % du temps : il reste des vérifications, des cas particuliers, des exceptions à traiter à la main. Pour rester prudent, partez sur une récupération de la moitié ou des deux tiers du temps.
Dans notre exemple, récupérer 60 % des 455 heures représente environ 270 heures par an, soit un peu plus de 8 000 euros. Une solution qui coûte nettement moins que ce montant sur un an est un bon investissement. Une solution qui coûte davantage doit se justifier par les coûts cachés, ou attendre.
Deux autres précautions :
Le relevé de l'étape 2 a un second intérêt : il devient votre point de départ. Une fois une automatisation en place, refaites le même relevé un mois plus tard, sur les mêmes tâches. La différence entre les deux est votre gain réel, pas une estimation.
C'est la base de toute mesure sérieuse du retour sur investissement. Nous avons détaillé ce calcul avant et après, appliqué à l'IA, dans notre article sur la mesure du ROI de l'IA dans une PME.
| Étape | Ce que vous faites | Ce que vous obtenez |
|---|---|---|
| 1 | Coût employeur et frais du poste, divisés par 1 607 h | Le coût horaire réel |
| 2 | Relevé des tâches répétitives sur une semaine | Le temps perdu par mois |
| 3 | Temps annuel multiplié par le coût horaire | Le coût annuel en euros |
| Ensuite | Comparer avec le prix d'une solution | Une décision chiffrée |
Une heure de calcul suffit pour passer d'une impression à un chiffre. Et un chiffre se discute, se compare et se décide beaucoup plus facilement qu'une impression.
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